A cosa serve l’archivio storico in un’azienda? Ha senso investire risorse? Gemma Torre descrive puntualmente i benefeci: dalla produzione al brand dell’azienda.
Hyperborea S.r.l.
Società soggetta alla direzione e coordinamento di Franco Cosimo Panini Editore S.p.A.
Polo Scientifico Tecnologico di Navacchio
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Hyperborea è una delle aziende che compongono il Gruppo Panini Cultura. Insieme a Franco Cosimo Panini Editore, Haltadefinizione, Midadigit e Memooria, dà forma a una filiera completa e specializzata, capace di affrontare ogni sfida nel campo della gestione e valorizzazione di archivi, musei e biblioteche.
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Rappresenta il servizio che più ci distingue rispetto a tanti altri operatori di settore. E nasce dal vantaggio di poter sfruttare un eco-sistema integrato: le nostre persone, con le loro competenze, e le nostre soluzioni tecnologiche con tante possibili soluzioni. La consulenza diventa quindi un servizio “sartoriale” in cui definiamo, assieme al Cliente, le soluzioni migliori per raggiungere i suoi obiettivi. Possiamo supportare la completa redazione di un progetto. Oppure definire una specifica selezione delle funzionalità dei nostri sistemi informatici o architetture integrate con i sistemi e le competenze delle altre aziende del nostro stesso Gruppo.
Sebbene possano essere erogati anche separatamente, spesso sono servizi correlati nell’ottica di ri-organizzare un patrimonio. L’attività di riordino parte a livello concettuale e poi, in base ai vincoli logistici e alla natura del patrimonio, passa alla fase di collocazione fisica. Contestualmente alla collocazione fisica, viene effettuata l’etichettatura. A ciascuna unità del patrimonio viene applicata un’etichetta che ne descrive (in sintesi) la natura e la collocazione fisica: informazioni indispensabili per la movimentazione (prelevare e ricollocare). Il servizio di etichettatura è sempre accompagnato da una mappa topografica dell’intero patrimonio.
Il servizio è una vera e propria metodologia con cui affrontare la prima fase di un progetto complesso. Soprattutto quando mancano tutte le informazioni necessarie: obiettivo principale, budget, tempi di esecuzione e gli eventuali vincoli determinati dal contesto. Il budget impiegato per la stesura dello studio di fattibilità si rivela, sempre, il miglior investimento per realizzare un progetto che abbia i risultati desiderati nel rispetto dei tempi e dei costi pre-determinati.
I nostri project manager hanno acquisito una metodologia certificata ma soprattutto esperienza decennale sul campo. Sono costantemente affiancati da esperti di dominio (archivisti, storici dell’arte ecc.) e dal settore informatico. Competenze e attività del PM si possono sintetizzare in tre punti principali.
A) Il suo mandato: raggiungere gli obiettivi / nei tempi previsti / con il budget assegnato
B) Le fasi della sua attività: analisi / pianificazione e programmazione / esecuzione e controllo / consegna
C) Nella fase di esecuzione e controllo deve: gestire il personale / verificare gli obiettivi intermedi / controllare il saldo costi – risultati / risolvere le criticità.
È un’attività di descrizione ma con una declinazione più tecnologica, strettamente collegata ad interventi di digitalizzazione del patrimonio. Il servizio è costituito da due tipologie di metadatazione. Quella descrittiva che si dedica alle caratteristiche dell’oggetto in base al suo dominio di appartenenza (documento, libro, opera d’arte ecc.ecc.). E la metadatazione tecnica, ossia quella che si dedica alla descrizione dell’intervento di digitalizzazione stesso. La metadatazione è stata “normata” e sottoposta a standard di riferimento. Anche in questo caso, grazie alle nostre competenze, è possibile definire con il Cliente tracciati personalizzati che siano comunque conformi agli standard.
Sebbene possano essere erogati anche separatamente, spesso sono servizi correlati nell’ottica di ri-organizzare un patrimonio. L’attività di riordino parte a livello concettuale e poi, in base ai vincoli logistici e alla natura del patrimonio, passa alla fase di collocazione fisica. Contestualmente alla collocazione fisica, viene effettuata l’etichettatura. A ciascuna unità del patrimonio viene applicata un’etichetta che ne descrive (in sintesi) la natura e la collocazione fisica: informazioni indispensabili per la movimentazione (prelevare e ricollocare). Il servizio di etichettatura è sempre accompagnato da una mappa topografica dell’intero patrimonio.
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Sono servizi per “certi versi” simili, perché hanno entrambi l’obiettivo di descrivere un patrimonio. L’inventariazione è l’attività tipicamente archivistica, destinata alla descrizione dei documenti. La catalogazione rappresenta invece l’attività di descrizione delle altre tipologie di patrimoni: le opere librarie, le opere d’arte ecc.ecc.. Entrambe le attività possono fare riferimento a tracciati descrittivi ufficiali (emanazioni ministeriali). Ma il livello di dettaglio delle descrizioni e la loro aderenza ai tracciati ufficiali, fa parte delle valutazioni da concordare con il Cliente.
Sono servizi per “certi versi” simili, perché hanno entrambi l’obiettivo di descrivere un patrimonio. L’inventariazione è l’attività tipicamente archivistica, destinata alla descrizione dei documenti. La catalogazione rappresenta invece l’attività di descrizione delle altre tipologie di patrimoni: le opere librarie, le opere d’arte ecc.ecc.. Entrambe le attività possono fare riferimento a tracciati descrittivi ufficiali (emanazioni ministeriali). Ma il livello di dettaglio delle descrizioni e la loro aderenza ai tracciati ufficiali, fa parte delle valutazioni da concordare con il Cliente.
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È una descrizione schematica nella quale si riportano alcuni dati fondamentali delle unità d’archivio. Per ogni unità vengono riportati i dati descrittivi basati sugli obiettivi e i tempi d’intervento concordati con il Cliente. Quasi sempre, l’elenco di consistenza contiene anche la collocazione fisica delle unità archivistiche. Di fatto la mappa topografica che permette al Cliente di accedere facilmente alla documentazione.
È il resoconto che indica quali e quanti documenti possono essere distrutti. Le modalità di distruzione e le motivazioni della proposta di distruzione.
Completata la redazione, la proposta viene consegnata al Cliente che, una volta valutata e accettata, deve recepirla con atto formale (es. una determina, per un ente / una comunicazione del CdA, per un’azienda).
Il servizio, normalmente, si compone di tre fasi.
