Diario di bordo

Acque profonde, coccodrilli, eventi inaspettati, ammutinamenti. Iniziare un nuovo progetto o una nuova attività a volte può far sentire come Capitan Uncino alla ricerca estenuante della vittoria su Peter Pan.
Preparare una missione, individuare l’obiettivo, ideare un piano di azione sono fasi preliminari a qualsiasi tipo di progetto e sono molti gli strumenti a disposizione per programmare, pianificare e gestire le varie attività: analisi degli scenari, political, economic, social and technological analysis (non a caso pest analysis!), swot analysis [da strengths (punti di forza), weaknesses (debolezze), opportunities (opportunità) e threats (pericoli)]; stakeholder analysis, benchmarking…diagrammi di Gantt, cronoprogrammi e chi più ne ha più ne metta!

Anche se non si è dediti alla pirateria, il rischio di perdersi nel dedalo dei risultati di studi, indagini e verifiche è piuttosto alto. Pur mettendo in conto la suspense che ogni nuova avventura comporta, una volta partito il viaggio si possono gonfiare le vele per arrivare in porti sicuri con uno strumento che dalla nascita della scrittura accompagna (e aiuta) la navigazione: il giornale di bordo.

A livello lavorativo il giornale di bordo ha il suo perché, anzi più di uno. Il suo impiego come promemoria è di immediata comprensione: vi si possono registrare e schematizzare le attività svolte, appuntare idee da sviluppare in seguito, annotare dubbi, osservazioni, impressioni, ricordare nel tempo chi ha fatto o detto cosa (e, se si è fortunati e scrupolosi, anche perché). Non di poco rilievo anche il suo ruolo di salutare valvola di sfogo: chi non ha mai riempito le pagine di ghirigori, esternazioni, disegni per tradurre graficamente gli impulsi del momento?

Risulta strumento sottovalutato, ma durante la sua stesura se ne possono apprezzare le potenzialità. Che si stili su un quaderno, su un’agenda o in un documento pre-formattato (elettronici o meno), il diario può essere d’ausilio per mettere a fuoco obiettivi specifici in seno ad obiettivi più generali; fare programmi e organizzare le attività a breve scadenza; prendere nota delle ore dedicate ad un’operazione specifica. Gli appunti possono essere utilizzati, in un cammino a ritroso, come base di appoggio per verificare lo stato di avanzamento lavori, redigere report e relazioni (intermedie e finali) e studiare i dati emersi in fase di lavorazione.

Il registro di bordo può essere considerato la voce del senno di poi. Ripassando gli appunti presi possono essere revisionati i processi di lavoro e può essere ripensato a posteriori il lavoro svolto, talvolta addirittura rivisto e “smontato” il proprio punto di vista. Il report giornaliero può inoltre costituire una fonte utile per rintracciare il punto e il momento in cui qualcosa è andato storto aiutando così a “salvare l’arrosto”.

Il diario di bordo produce in definitiva un’eco informativa che non esaurisce la propria funzione al completamento di un piano di lavoro o di un incarico e può dirsi strumento di scoperta, che va oltre la memoria emergenziale. Nel caso in cui l’attività sia portata avanti da un team numeroso, composto magari da elementi con competenze diverse, l’annotazione partecipata di informazioni utili a tutti, la sintesi di quanto realizzato giornalmente e individualmente diventa più semplice con l’uso di fogli e documenti elettronici condivisi.

In questo contesto è fondamentale che tutti usino lo stesso linguaggio o lo stesso codice, per poter poi sommare informazioni formulate il più uniformemente possibile. Appunti sibillini e abbreviazioni note solo ad una persona sono avversari della comunicazione e del recupero delle informazioni, soprattutto a distanza di tempo.

Il fattore tempo è uno degli elementi fondamentali nella stesura delle note di viaggio. Una stesura quotidiana in itinere? A fine giornata o a fine settimana? L’importante è non far passare troppo tempo perché il pericolo è quello di scordare non solo i particolari ma anche le questioni generali. Il livello di dettaglio delle note dipenderà dalle necessità e dalle attitudini dello scrivano: stile narrativo o schematico per punti; linguaggio criptato o esplicito.
Il metodo e i supporti di stesura del giornale di bordo possono essere i più vari, da scegliersi a seconda delle preferenze personali o delle esigenze lavorative, magari miscelabili tra di loro: diario su carta, diario digitale, diario fotografico, diario del singolo o collettivo…

Se l’urgenza lavorativa dovesse costringere ad appuntare note di getto su carte sparse, fogli volanti e post-it, potrebbe rendersi necessaria un’opera di ricomposizione dei ritagli tramite del semplice nastro adesivo: vedrebbe allora la luce il brico-diario (di grande soddisfazione per chi abbia capacità creative e manuali). L’uso di colori per evidenziare concetti e dati può aiutare sia i bricoleur che i redattori tradizionali. Che sia un registratore di memoria cartaceo o virtuale il giornale di bordo costituisce un’occasione per il presente e per il futuro lavorativo, punto in cui si incontrano teoria e pratica.

Caro Capitan Uncino, un consiglio: come nella realtà, che si lavori da soli o si abbia a disposizione una fidata ciurma, tenere aggiornato il giornale di bordo è una buona pratica per chi non possieda la polvere di fata!